Las organizaciones utilizan diferentes tipos de software: programas de oficina, administradores de tareas, ERP, BPM, CRM, sistemas ITSM y otras aplicaciones especializadas. La mayoría del software empresarial requiere una licencia.

Según Deloitte, en Rusia y los países de la Commonwealth, el costo de comprar licencias de software por año es el 25% de los costos totales de TI. Al mismo tiempo, el 85% de las empresas no utilizan software para gestionar licencias y el resto lo hace de forma ineficaz. Las empresas gastan mucho dinero en licencias, pero estos costos no están controlados. Hay que pagar cada licencia a tiempo, y los retrasos también crean problemas: no pagaron el software, lo apagaron, el trabajo se detuvo, el negocio incurre en pérdidas.

La práctica de gestión de licencias se conoce como Software Asset Management (SAM), a veces Software License Management (SLM). Este es uno de los elementos de la gestión de activos de TI de la empresa: Gestión de activos de TI (ITAM). Las recomendaciones detalladas para implementar ITAM se proporcionan en la última versión de ITIL. Los autores de ITIL recomiendan mantener actualizada la información sobre el uso de licencias de software. Esto ayuda a evitar costos innecesarios y situaciones estresantes. Sucede que un proveedor de software solicita una auditoría de uso de la licencia, pero la empresa no tiene información al respecto. La auditoría puede revelar infracciones, que serán seguidas de sanciones financieras o de otro tipo estipuladas en el acuerdo de licencia.

En esta publicación, compartiremos consejos sobre cómo administrar correctamente las licencias de software. El SAM correcto es aquel en el que las inversiones en software empresarial se convierten en inversiones en lugar de gastos mal controlados.

¿Por qué es importante administrar las licencias?
La falta de control sobre las licencias, tarde o temprano, genera problemas en su departamento de TI. Notemos los principales:

● Gasto excesivo incontrolado. Puede pagar de más por las licencias de software, por ejemplo, comprar versiones con funcionalidad opcional o una nueva versión en caja en lugar de renovar una licencia por volumen. Esto se hace, por regla general, de forma incontrolable.
● TI en la sombra. Sus empleados pueden usar software sin licencia e incluso ilegal, a menudo ocultándolo a la gerencia.
● Violación de acuerdos de licencia. Los empleados de la empresa pueden instalar copias adicionales del software o intentar eludir las restricciones prescritas en el acuerdo de licencia.
● Disminución de la eficiencia empresarial. El software sin licencia tiene errores críticos, fallas y otros problemas. Interrumpen los procesos comerciales. Al mismo tiempo, no es necesario depender de soporte técnico profesional (como es el caso de las licencias vencidas).
● Dificultad para contabilizar algunas licencias. En los acuerdos de licencia para sistemas complejos como SAP, se enumeran muchas condiciones: el número de usuarios, lanzamientos, roles de usuario, etc. Estas condiciones a menudo cambian sobre la marcha. Es extremadamente difícil realizar un seguimiento de todo esto en modo manual, y cuando una empresa tiene varios de estos sistemas, es casi imposible.
● Falta de contabilidad para los lanzamientos de software (y no solo las instalaciones). Algunos programas se compran a escala industrial, se instalan en computadoras, pero no se utilizan. En este caso, las licencias se pagan regularmente. Las pérdidas económicas derivadas de estos problemas suelen subestimarse. ITAM ayuda a realizar un seguimiento del software que no se utiliza.
● No disponibilidad para auditorías. Los proveedores realizan auditorías periódicamente. Si las licencias se contabilizan incorrectamente, esto puede tener consecuencias desagradables. Por lo tanto, debe controlar que todo el software tenga licencia y se pague a tiempo.

A continuación, se incluyen algunas pautas sobre cómo administrar correctamente las licencias de software.